تتنوع طرق تتبع المنتجات في نظام المخزون، مثل التتبّع برقم التشغيلة أو الرقم التسلسلي. تتيح لك منصة رِواء استخدام هذه الطرق لإدارة المخزون بدقة. في هذا المقال، ستتعرّف على خطوات إضافة المنتجات المتتبعة على المنصة.
ما هي المنتجات المتتبعة؟
هي المنتجات التي يتم متابعة مخزونها باستخدام أرقام تعريف خاصة، مثل:
التتبّع برقم التشغيلة: رقم يميّز كل دفعة من المنتجات صُنِّعت بنفس الوقت، لتتبعها من تاريخ إنتاجها حتى انتهاء صلاحيتها، مثل الأدوية والمواد الغذائية.
التتبّع بالرقم التسلسلي: هو رمز يتكوّن من أرقام وحروف يميّز كل قطعة عن الأخرى، يُستخدم مرة واحدة فقط لتتبع المنتج من دخوله المخزون حتى بيعه، وغالبًا ما يستخدم مع المنتجات عالية القيمة مثل الإلكترونيات والمجوهرات.
تعريفات أساسية:
الرمز التعريفي (SKU): رمز فريد للمنتج يتكوّن من أرقام أو حروف، لا يتكرر على منتج آخر. يمكنك إضافته حسب نظام الفهرسة في منشأتك، أو توليده من المنصة.
الرمز الشريطي (Barcode): مجموعة أرقام تميز المنتجات عن بعضها.
التكلفة الأولية: المبلغ المدفوع للمورد لشراء المنتج أو تصنيعه، وتساعد على حساب صافي الدخل.
الكمية الأولية: الكمية المتوفرة لديك لهذا النوع من المنتج.
سعر التجزئة: سعر بيع الوحدة الواحدة للعميل.
سعر الجملة: سعر البيع بكميات كبيرة، وعادةً يكون أقل من سعر التجزئة.
آخر سعر شراء: آخر سعر شراء للمنتج من المورد، ويُعتبر بمثابة تكلفة المنتج الأولية.
خطوات إضافة المنتج المتتبع بشكل يدوي
الخطوة الأولى: اختيار نوع المنتج
اتجه إلى المنتجات والمخزون > المنتجات > منتج جديد.
اختر نوع المنتج: منتج من نوع واحد.
الخطوة الثانية: إضافة المعلومات الرئيسية
اسم المنتج.
الرمز التعريفي(SKU).
الرمز الشريطي Barcode (اختياري).
الوصف (اختياري).
صور المنتج (اختياري):
اضغط على «البحث عن الصور».
اختر الصورة أو مجموعة الصور التي لديك وأضفها على المنصة.
عند إضافة أكثر من صورة، ضع علامة (✔) على الصورة الرئيسية لتظهر في شاشة الكاشير.
الخطوة الثالثة: اختيار نوع التتبع
ضع علامة (✔) عند خيار (تتبع المنتج).
اختر نوع التتبع: رقم التشغيلة أو الرقم التسلسلي.
الخطوة الرابعة: إضافة كمية وسعر المنتج
التكلفة الأولية.
⚠️ تنويه: لا يمكن إضافة التكلفة الأولية أو تعديلها يدويًا بعد حفظ بيانات المنتج.
الكمية الأولية: ستدخلها يدويًا بعد الحفظ. أو تضيفها لاحقًا عبر فواتير المشتريات.
سعر التجزئة.
⚠️ تنويه: اضبط إعدادات الضريبة (شامل الضريبة أو غير شامل) قبل رفع المنتجات، لمعرفة الخطوات، اضغط هنا.
سعر الجملة (إن وجد).
آخر سعر شراء.
اختر نوع ضريبة البيع.
الخطوة الخامسة: تصنيف المنتج
فئة المنتج:
اختر فئة المنتج، أو اضغط على علامة (+) وأضف فئة جديدة. لمزيد من التفاصيل عن طريقة إضافة الفئات، اضغط هنا.
ℹ️ ملاحظة: يساعدك تحديد الفئة في تقسيم المنتجات في شاشة البيع، ومعرفة مبيعات كل فئة من خلال تقرير المبيعات حسب الفئات.
المورد:
اختر اسم المورد، أو اضغط على علامة (+) وأضف بيانات المورد. لمزيد من التفاصيل عن طريقة إضافة المورد على المنصة، اضغط هنا.
ℹ️ ملاحظة: يساعدك تحديد المورد على معرفة المبيعات من كل مورد من خلال تقرير المبيعات لكل منتج والبحث باسم المورد.
العلامة التجارية:
اختر العلامة التجارية، أو اضغط على علامة (+) وأضف الاسم.
ℹ️ ملاحظة: يساعدك تحديد العلامة التجارية على معرفة المبيعات لكل علامة تجارية من خلال تقرير المبيعات لكل منتج.
الخطوة السادسة: إضافة المنتج على المنصة
اضغط على «حفظ». يتم إضافة المنتج مباشرة في قسم المنتجات. يمكنك إضافة الكميات يدويًا أو من خلال فواتير المشتريات.
الخطوة السابعة: إضافة كمية المنتج المتتبع
إضافة الكمية بشكل يدوي
(هذا الإجراء متاح فقط للعملاء ممن لم يثبتوا نظام المحاسبة)
⚠️ تنويه: بشكل عام لا ننصح بتعديل الكميات يدوياً لضمان دقة سجلات المخزون، لأن المخزون يتأثر بعمليات تشغيلية (مثل استقبال كمية منتجات جديدة من أحد الموردين أو إجراء جرد للمخزون).
انتقل إلى الإعدادات > إعدادات.
فعّل خيار (تعديل تحرير كمية المنتجات) في نهاية الصفحة.
اتجه إلى المنتجات والمخزون > المنتجات.
اضغط على اسم المنتج للدخول على تفاصيله.
للمنتجات المتتبعة برقم التشغيلة:
اضغط على «معلومات تتبع المنتج - دفعة».
اضغط على «إضافة كمية».
أدخل البيانات المطلوبة:
اسم المورد.
الموقع.
تاريخ الإنشاء.
كمية الدفعة.
رقم الدفعة.
تاريخ انتهاء الصلاحية.
عند وجود أكثر من دفعة اضغط على «إضافة كمية». وأدخل التفاصيل.
اضغط على «حفظ».
للمنتجات المتتبعة بالرقم التسلسلي:
اضغط على «معلومات تتبع المنتج - رقم تسلسلي».
اضغط على «إضافة كمية».
أدخل البيانات المطلوبة:
اسم المورد.
الموقع.
تاريخ الإنشاء، تاريخ انتهاء الصلاحية (اختياري).
الكمية (لكل رقم تسلسلي قطعة واحدة فقط).
الرقم التسلسلي للقطعة الأولى.
عند وجود أكثر من قطعة، اضغط على: إضافة كمية. أدخل البيانات المتعلقة بها.
بعد إضافة جميع البيانات اختر حفظ.
طريقة بيع المنتج المتتبع في شاشة البيع
المنتج المتتبع برقم التشغيلة:
يتم بيع المنتج حسب ترتيب الدفعات المضافة على المنصة، بحسب قاعدة: الوارد أولاً يصرف أولاً (First in first out).
المنتج المتتبع بالرقم التسلسلي:
اتجه إلى المبيعات والعملاء > نقاط البيع.
افتح صندوق البيع.
ابحث عن اسم المنتج أو امسح الباركود.
أدخل الرقم التسلسلي للقطعة.
اضغط «أضف منتج»
أكمل خطوات إصدار الفاتورة.
الأسئلة الشائعة
1- هل يمكنني إضافة متتبع متعدد الأنواع؟
نعم يمكن ذلك. أضف المنتج المتعدد في المنصة، فعّل خيار تتبع واختر النوع المناسب.
بعد حفظ المنتج، أضف الكميات (الخطوة السادسة في هذا المقال).
2- هل يمكنني تفعيل خيار (منتج متتبع) بعد إضافة المنتج في المنصة؟
لا يمكن ذلك. يجب تفعيل الخيار قبل إضافة المنتج.
3- هل يمكنني تغيير نوع تتبع المنتج بعد إضافته في المنصة؟
لا، لا يمكن تغيير نوع التتبع بعد إضافة المنتج.
4- هل يوجد إشعار عند اقتراب موعد انتهاء صلاحية المنتج؟
نعم، سيظهر إشعار عند اقتراب موعد انتهاء صلاحية المنتج ضمن قائمة إشعارات المنصة.
5- لماذا لا يظهر خيار (إضافة كمية) في معلومات تتبع المنتج؟
قد تكون ثبّت تطبيق نظام المحاسبة، عندها يجب إضافة الكميات عبر فواتير المشتريات.
أو لم تفعّل صلاحية إضافة الكمية يدويًا. (الخطوة السادسة في هذا المقال).
6- هل يمكنني إضافة كمية المنتجات المتتبعة من خلال فواتير المشتريات؟
نعم يمكن ذلك، لمزيد من التفاصيل اضغط هنا.
7- هل يمكنني إضافة بيع المنتج المتتبع بالحبة أو الحزمة؟
نعم يمكن ذلك. فعّل خيار (يباع هذا المنتج في حزمة) وأدخل بيانات الحزم.
لمزيد من التفاصيل عن المنتجات المباعة بالحزم، اضغط هنا.
8- هل يمكنني التعديل على الرقم التسلسلي للمنتج بعد إضافته؟
لا يمكن ذلك، تأكد من صحة الرقم قبل حفظ البيانات.
9- هل يتغير اسم المنتج عند تغيير لغة المنصة إلى الإنجليزية؟
لا، أسماء المنتجات تـظهر كما تمت إضافتها. يمكنك إدخال الاسم بالعربية والإنجليزية معًا في نفس الحقل عند إضافة المنتج ليظهر باللغتين.