كيف تصدّر فاتورة مشتريات من منصة رِواء

إصدار فاتورة مشتريات من منصة رِواء يساعدك في تحديث كميات المنتجات في المخزون، حفظ الفواتير إلكترونيًا، ومتابعة المعاملات المالية مع الموردين، مع إمكانية للاطلاع عليها لاحقا بأي وقت.

تعليمات قبل إصدار فاتورة المشتريات

إذا كانت الفترة المالية مغلقة، قم بفتحها قبل إصدار الفاتورة ثم أغلقها بعد الإتمام.
إذا كان المنتج يُباع بحزمة، أو متتبعًا برقم دفعة أو رقم تسلسلي، تأكد من إضافته مسبقًا على المنصة.

⚠️ تنويه: لا يمكن تعديل أو حذف فاتورة المشتريات بعد إتمامها. في حال وجود خطأ في البيانات، قم بإصدار فاتورة مردود مشتريات، ثم أعد إصدار فاتورة المشتريات من جديد. لمزيد من التفاصيل عن إصدار فاتورة مردود المشتريات، اضغط هنا.

خطوات إصدار فاتورة المشتريات

1- اتجه إلى:

المشتريات والموردين > فواتير المشتريات > فاتورة شراء جديدة.

2- أضف البيانات الأساسية:

اسم المورد.
الموقع (الفرع) الذي ستنعكس عليه بيانات المنتجات.
تاريخ الإنشاء (تاريخ الفاتورة).
رقم فاتورة المورد (اختياري).
ملاحظات (اختياري).

ℹ️ ملاحظة: إضافة أمر شراء بتاريخ سابق لا يؤثر على تاريخ إضافة المنتجات على المنصة. بل يؤثر على التقارير، الإقرار الضريبي وعلى القيود اليومية.

مثال: تاريخ اليوم 1 أغسطس، قمت باختيار تاريخ إنشاء أمر الشراء 10 يوليو، ستتأثر التقارير السابقة والإقرار الضريبي والقيود اليومية التي بتاريخ 10 يوليو.

3- أضف المنتجات

إضافة المنتجات يدويًا:

ابحث عن اسم المنتج أو الرمز التعريفي (SKU).
اضغط على اسم المنتج.
أضف الكمية الجديدة.
يظهر سعر التكلفة بشكل تلقائي، يمكنك تعديله وتحديد نوع الضريبة (شامل الضريبة أو غير شامل).
حدد رمز الضريبة.
كرر الخطوات لإضافة جميع المنتجات التي لديك بالفاتورة.

إضافة منتجات جديدة (غير مضافة على المنصة سابقًا):

اضغط على خيار (+) بجانب حقل البحث عن المنتج.
أضف اسم المنتج.
أدخل الرمز التعريفي (SKU) أو اضغط على «توليد الرمز».
أدخل سعر التجزئة (اختياري).
اضغط على «إضافة».

استيراد المنتجات باستخدام ملف Excel:

ℹ️ ملاحظة: أقصى عدد للمنتجات التي يمكن إضافتها في الملف هو: 5,000 منتج.

اضغط على استيراد المنتجات > تحميل القالب.
أضف البيانات المطلوبة:
- الرمز التعريفي (SKU).
- التكلفة الجديدة.
- الكمية الجديدة.
- الرمز الضريبي (اختياري).
ارفع ملف الـ Excel على المنصة.
اضغط على «إضافة المنتجات».
راجع المنتجات التي تم رفعها على المنصة، ثم أكمل إضافة بقية البيانات.

ℹ️ ملاحظة:

إذا كان المنتج متعدد الأنواع تأكد من اختيار النوع المطلوب وأضف الكمية حسب النوع الذي اخترته.
إذا كان المنتج موزون: أضف الكمية حسب طريقة شرائك من المورد (بالكيلو أو الجرام..).
إذا كان المنتج يباع بالحزمة: أضف الكمية حسب (SKU) الذي قمت باختياره (بالحبة أو الحزمة).
إذا كان المنتج متتبع برقم الدفعة أو الرقم التسلسلي: اضغط على خيار (+)، وأضف تفاصيل المنتج.

4. أضف التكاليف والخصومات (اختياري)

تكلفة جديدة (مثل تكاليف الشحن والنقل):

اضغط على «+تكلفة جديدة».
أضف اسم التكلفة.
أدخل نوع التكلفة.
حدد نوع الضريبة للتكلفة.

ℹ️ ملاحظة: يتم تقسيم التكلفة الجديدة على تكلفة المنتجات الموجودة بنفس فاتورة المشتريات.

خصم على الفاتورة:

اضغط على «+إضافة خصم».
حدد نوع الخصم «نسبة مئوية أو مبلغ محدد».
أدخل قيمة الخصم.

5. أدخل تفاصيل الدفع:

إذا كانت الفاتورة مدفوعة «سداد كلي أو جزئي»:

اضغط على «مدفوع».
حدد وسيلة الدفع.
أدخل المبلغ المدفوع.
حدد تاريخ الاستحقاق للدفع وتاريخ تسليم المنتجات «اختياري».

إذا كانت الفاتورة آجلة:

اضغط على «سيتم الدفع لاحقًا».
حدد تاريخ الاستحقاق للدفع وتاريخ تسليم المنتجات «اختياري».

ℹ️ ملاحظة: يُعتبر تاريخ استحقاق الدفع وتاريخ تسليم المنتجات تواريخ مرجعية فقط، لا تؤثر على تاريخ فاتورة المشتريات أو تاريخ إضافة المنتجات في المخزون ولا ينعكس على التقارير.

6. أضف مراكز التكلفة (اختياري)

اضغط على أيقونة الموجودة في يسار الشاشة.
اختر مركز التكلفة المناسب.
اضغط على «تعيين».

ℹ️ ملاحظة: تظهر مراكز التكلفة بعد تثبيت تطبيق المحاسبة.

7. المرفقات (اختياري)

اضغط على «تصفح الملفات» وأضف المرفقات التي تريدها أو اسحب الملفات وأفلتها في المكان المخصص للرفع.

8. أصدر الفاتورة

اضغط على «إتمام»، يتم إصدار فاتورة المشتريات مباشرة وتنعكس البيانات على المنصة.

الأسئلة الشائعة

1- عند رفع المنتجات بملف Excel يظهر تنبيه (رمز الضريبة غير صحيح) ماذا أفعل؟

تأكد من كتابة رمز الضريبة بحروف كبيرة مطابقة للمنصة مثال: رمز ضريبة القيمة المضافة هو S.

2- هل يمكنني إضافة خصم على سعر منتج معين في فاتورة المشتريات؟

لا يمكن إضافة خصم على منتج معين. يمكنك حاليًا إضافة خصم على كامل فاتورة المشتريات.

3- أضفت جميع البيانات لكن لم أتمكن من إتمام فاتورة المشتريات، ماذا أفعل؟

راجع جميع الحقول، وتأكد من إضافتك لجميع البيانات الإلزامية بشكل صحيح.

4- ما هي البيانات التي تتأثر بالمخزون بعد إتمام فاتورة المشتريات؟

كمية المنتج في الموقع الذي اخترته في فاتورة المشتريات، متوسط سعر تكلفة المنتج، وآخر سعر شراء للمنتج.

5- ماهي طريقة حساب متوسط سعر تكلفة المنتج؟

(إجمالي القيمة الحالية + إجمالي القيمة الجديدة المضافة) / (إجمالي الكمية الحالية للمنتج + إجمالي الكمية الجديدة المضافة) مثال:

تكلفة المنتج بالمخزون = 10 ريال سعودي.	تكلفة المنتج الجديدة: 15 ريال سعودي.
الكمية الموجودة: 10 حبات.	الكمية الجديدة: 50 حبة.
إجمالي القيمة الحالية = 10*10=100 ريال سعودي.	إجمالي القيمة الجديدة: 15*50 = 750 ريال سعودي.

(100 + 750) / (10 + 50) = (850 /60) = (14.16) متوسط سعر التكلفة.

6- هل يمكنني حفظ فاتورة المشتريات كمسودة والرجوع إليها في وقت آخر لإكمالها؟

نعم يمكن ذلك، اضغط على «حفظ كمسودة». لإكمالها لاحقًا، اضغط على أيقونة (🖊).

7- لدي منتج في المخزون، لكن لا يظهر في فاتورة المشتريات، ماذا أفعل؟

تأكد من تفاصيل المنتج في المخزون: