ما هو حساب العهدة؟
هو حساب مالي يُستخدم لتتبع المبالغ التي تُعطى لموظف معين لتنفيذ مهام مثل شراء مستلزمات أو تغطية نفقات تتعلق بالعمل.
يُعد هذا الحساب جزءًا من الأصول المتداولة في الشجرة المحاسبية. ويتأثر هذا الحساب بالقيود اليدوية والمعاملات المالية التي تتم عليه.
يمكنك إضافة حساب بمسمى عهدة الموظفين يندرج تحته حسابات فرعية تحمل أسماء الموظفين الذين لديهم عهدة.
💡مثال:
أنت تملك نشاطًا تجاريًا ولديك موظف مسؤول عن شراء اللوازم اليومية. عندما تُعطي هذا الموظف مبلغًا لتغطية نفقات العمل، سجّل المبلغ في حساب العهدة عبر إدخال قيد يدوي. وعند استخدام الموظف لهذه المبالغ كمصروفات أو مشتريات، يجب أن تقوم بإضافة التفاصيل على المنصة (الفواتير وطريقة الدفع المستخدمة في إنفاق مبلغ العهدة) المرتبطة بحساب العهدة الخاص به، سيقوم النظام تلقائياً بإصدار القيود بناءً على العمليات التي أضفتها، تساهم هذه الخطوات في تسهيل تتبع المعاملات المالية وتوثيقها.
إضافة حساب عهدة الموظفين في الشجرة المحاسبية
انتقل إلى المحاسبة > شجرة الحسابات.
اضغط على «حساب جديد».
اختر الحساب الرئيسي: الأصول المتداولة.
عدّل رمز الحساب إن احتجت.
أدخل اسم الحساب: عهدة الموظفين.
أضف الوصف (اختياري).
اضغط على «حفظ».
يتم إضافة الحساب مباشرة.
ℹ️ ملاحظة: إذا ربطت حساب العهدة بطريقة دفع، ثم أضفت حسابات تفصيلية بداخله، سيتم إلغاء الربط مع طريقة الدفع، وستحتاج إلى إعادة ربطه مرة أخرى.
إضافة حساب تفصيلي لكل موظف
في شجرة الحسابات > اضغط على الأصول > الأصول المتداولة.
اتجه إلى حساب العهدة.
اضغط على النقاط الثلاث أمام الحساب.
اختر «حساب فرعي جديد».
أدخل اسم الحساب الجديد: عهدة أحمد.
أضف الوصف (اختياري).
اضغط على «حفظ».
يتم إضافة الحساب مباشرة.
إضافة مبلغ العهدة (قيد يدوي)
(مثال: صرف ١٬٠٠٠ ريال للموظف أحمد من الصندوق).
انتقل إلى المحاسبة > القيود اليومية.
اضغط على «قيد يدوي جديد».
أضف المعلومات الأساسية:
اختر الحساب الأول، وأدخل المبلغ في حقل (دائن).
اختر الحساب الثاني: حساب عهدة الموظف، وأدخل المبلغ في حقل (مدين).
أضف الوصف والمرفقات (اختياري).
اضغط على «حفظ».
خيارات الحفظ:
حفظ وطباعة: يتم حفظ القيد مباشرة، وتظهر صفحة الطباعة لطباعة القيد.
حفظ كمسودة: للمتابعة لاحقًا.
ربط حساب العهدة بطرق الدفع
انتقل إلى الإعدادات > طرق الدفع.
إذا كانت طريقة الدفع مضافة سابقًا على المنصة:
اضغط على أيقونة (🖋️).
من حقل حساب الربط، اختر حساب العهدة المطلوب.
اضغط على علامة (✔️).
اضغط على «تأكيد» لتأكيد العملية.
إذا كانت طريقة الدفع غير مضافة على المنصة:
اضغط على إضافة طريقة الدفع.
أضف اسم طريقة الدفع (مثال: عهدة أحمد).
حدد فئة طريقة الدفع.
اختر حساب العهدة الذي تريده.
اكتب وصفًا لطريقة الدفع (اختياري).
اضغط على علامة (✔️).
ℹ️ ملاحظة:
الهدف المحاسبي من عملية الربط هو توثيق كافة المعاملات المالية التي تمت حسب الطريقة المستخدمة.
إذا اخترت فئة (نقدي)، سيظهر حساب الربط الافتراضي (النقد في الصندوق) ولا يمكن تغييره. أما إذا اخترت (بطاقة ائتمانية أو أخرى)، يمكنك تحديد حساب العهدة يدويًا.
استخدام طريقة الدفع المرتبطة
(مثال على إضافة مصروف)
انتقل إلى المحاسبة > المصروفات.
اضغط على المصروفات > مصروف جديد.
اختر: مصروف من نوع واحد، أو عدة مصروفات.
أضف اسم المصروف وتاريخه.
اختر طريقة الدفع (عهدة أحمد).
أكمل خطوات إضافة المصروف.
بعد إضافة المصروف، يتم خصم المبلغ من حساب عهدة الموظف بشجرة الحسابات.
إدارة حساب العهدة
تعديل الحساب:
انتقل إلى المحاسبة > شجرة الحسابات.
ابحث عن اسم الحساب أو رمزه.
اضغط على النقاط الثلاث أمام اسم الحساب.
اختر «تعديل الحساب».
عدّل البيانات التي تريدها (رمز الحساب، اسم الحساب، الوصف).
اضغط على «حفظ».
أرشفة الحساب:
انتقل إلى المحاسبة > شجرة الحسابات.
ابحث عن اسم الحساب أو رمزه.
اضغط على النقاط الثلاث بجانب الحساب > اختر أرشفة الحساب.
اضغط على «أرشفة الحساب» لتأكيد العملية.
يتم نقل الحساب مباشرة إلى الحسابات المؤرشفة.
⚠️تنويه:
لا يمكن أرشفة الحسابات بأرصدتها - يجب تصفير الحساب أولًا عن إنشاء طريق قيد يدوي ثم أرشفته.
لن تتمكن من استخدام الحساب حتى يتم استعادته.
يتم إلغاء ربط طرق الدفع المرتبطة بالحساب وإعادة ربطها بالحسابات الافتراضية.
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني إضافة حساب العهدة على أكثر من طريقة دفع؟
نعم يمكن ذلك.
هل يمكنني حذف حساب العهدة بعد إضافته؟
لا يمكن حذف أي حساب من شجرة الحسابات، لكن يمكن أرشفته.