ما هو قارئ الفواتير الذكي (OCR)؟
هي خدمة تقدمها منصة رِواء، تستخدم تقنية التعرّف الضوئي على الأحرف (OCR). يمكنك استخدامها لقراءة بيانات فواتير المشتريات تلقائيًا بعد رفعها على المنصة باستخدام متصفح جهاز الكمبيوتر أو متصفح الجوال.
فائدة استخدام قارئ الفواتير الذكي
تساعدك على رفع فواتير المشتريات بسهولة بدلاً من إدخالها يدويًا.
تساهم بتقليل الأخطاء البشرية الناتجة عن الإدخال اليدوي.
تساعدك في حفظ نسخة من الفاتورة ضمن المرفقات في فاتورة المشتريات.
تعليمات قبل البدء
تأكد من أن الفاتورة واضحة وقابلة للقراءة.
استخدم صيغة الملف PDF أو الصور بصيغة JPEG أو PNG.
تجنب تصوير الفواتير المكتوبة يدويًا لتفادي الأخطاء.
إذا كانت الفترة المالية مغلقة، افتحها قبل إصدار الفاتورة ثم أغلقها بعد الإتمام.
إذا كان المنتج يُباع بحزمة، أو متتبعًا برقم دفعة أو رقم تسلسلي، تأكد من أنه مضاف مسبقًا على المنصة.
⚠️ تنويه:
لا يمكن التعديل على فاتورة المشتريات أو حذفها بعد إصدارها، في حال وجود خطأ، أصدر فاتورة مردود مشتريات، ثم أعد إصدار فاتورة المشتريات من جديد.
العملة المعتمدة في منصة رِواء هي (الريال السعودي)، أي أنّ هذه الخدمة لن تُميّز المنتجات المسعرة ضمن الفاتورة بعملات غير الريال السعودي.
خطوات استخدام قارئ الفواتير الذكي
ارفع الفاتورة على المنصة
المشتريات والموردين > فواتير المشتريات > فاتورة شراء جديدة.
اضغط على «قارئ الفواتير الذكي».
عند استخدام متصفح الكمبيوتر:
اضغط على «تصفح الملفات» أو اسحب الفاتورة من جهازك وأفلتها في المكان المخصص.
عند استخدام متصفح الجوال:
اضغط على «التقاط صورة»، التقط صورة الفاتورة وارفعها على المنصة. أو اختر «تحميل من الملفات» وارفع الفاتورة.
يبدأ النظام بإضافة المنتجات بناءً على البيانات الموجودة في الفاتورة، تستغرق العملية من 15 إلى 25 ثانية.
البيانات التي يقرأها النظام
اسم المورد.
رقم الفاتورة.
اسم المنتج أو الرمز التعريفي.
التكلفة والكمية.
ℹ️ ملاحظة:
إذا لم يتعرف النظام على أي معلومة، ستظهر رسالة توضح ذلك ويمكن إدخال تلك المعلومة بشكل يدوي.
عند وجود منتج جديد في الفاتورة أو لم يتم التعرف عليه، يظهر المنتج باللون الأحمر. اضغط على المنتج واختر الاسم الصحيح، أو اضغط على علامة (+) وأضف المنتج.
أضف البيانات الرئيسية
حدد الموقع يدويًا (الفرع الذي ستنعكس عليه الكمية) في حال وجود أكثر من موقع.
أدخل تاريخ الإنشاء (تاريخ الفاتورة).
أضف الملاحظات (اختياري).
أضف التكاليف والخصومات (اختياري)
اضغط على «+تكلفة جديدة».
أضف اسم التكلفة، مثل: تكلفة الشحن.
أدخل نوع التكلفة.
حدد نوع ضريبة التكلفة.
ℹ️ ملاحظة: يتم تقسيم التكلفة الجديدة على تكلفة المنتجات الموجودة بنفس فاتورة المشتريات.
خصم على كامل الفاتورة:
اضغط على «+إضافة خصم».
حدد نوع الخصم: نسبة مئوية أو مبلغ محدد.
أدخل قيمة الخصم.
أدخل تفاصيل الدفع
إذا كانت الفاتورة مدفوعة «سداد كلي أو جزئي»:
اضغط على «مدفوع».
حدد وسيلة الدفع.
أدخل المبلغ المدفوع.
حدد تاريخ الاستحقاق للدفع وتاريخ تسليم المنتجات (اختياري).
إذا كانت الفاتورة آجلة:
اضغط على «سيتم الدفع لاحقًا».
حدد تاريخ الاستحقاق للدفع وتاريخ تسليم المنتجات (اختياري).
ℹ️ ملاحظة: تاريخ استحقاق الدفع وتاريخ تسليم المنتجات تواريخ مرجعية فقط، لا تؤثر على تاريخ فاتورة المشتريات أو تاريخ إضافة المنتجات في المخزون ولا ينعكس على التقارير.
أضف مراكز التكلفة (اختياري)
اضغط على أيقونة مركز التكلفة الموجودة في يسار الشاشة.
اختر مركز التكلفة المناسب.
اضغط على «تعيين».
ℹ️ ملاحظة: تظهر مراكز التكلفة بعد تثبيت تطبيق المحاسبة.
المرفقات (اختياري)
اضغط على «تصفح الملفات» وأضف المرفقات التي تريدها أو اسحب الملفات وأفلتها في المكان المخصص للرفع.
أصدر الفاتورة
اضغط على «إتمام»، يتم إصدار فاتورة المشتريات مباشرة وتنعكس البيانات على المنصة.
الأسئلة الشائعة
1- هل أحتاج لجهاز قارئ الباركود لأتمكن من استخدام خاصية القارئ الذكي؟
لا تحتاج لجهاز قارئ الباركود. يمكنك قراءة الفاتورة من خلال الجوال، أو رفعها مباشرة على المنصة.
2- أريد إضافة المنتج كمنتج جديد لكن تظهر علامة (+) غير مفعلة؟
حدد الموقع الذي ستنعكس عليه الكمية وستظهر علامة (+).
3- عند وجود خصم على فاتورة المشتريات، هل ينعكس تلقائيًا أم يجب إضافته يدويًا؟
لا ينعكس الخصم تلقائيًا، يجب إضافته يدويًا بعد انتهاء قراءة الفاتورة وانعكاس البيانات.
4- هل يمكن قراءة فاتورة المشتريات لمورد غير مضاف سابقاً على المنصة؟
نعم يمكن ذلك، سيظهر تنبيه أسفل اسم المورد "لم يتم التعرف على المورد"، اضغط على علامة (+) وأضف بيانات المورد.